U heeft een project van een klant aangenomen en heeft heel wat tijd en moeite besteed om het tot een goed einde te brengen. Toch betaalt de klant zijn of haar factuur niet. Als ondernemer zal u die ongemakkelijke situatie vast en zeker al eens meegemaakt hebben. Papieren facturen blijven vaak langer op een bureau liggen, waardoor ze soms vergeten worden of verloren gaan.
Bij BREEX Smartworks geven we u graag een aantal tips mee om zo’n situatie te vermijden. Heeft u verder nog vragen of wenst u advies? Stuur ons dan gerust een bericht. Wij zitten graag met u samen om de mogelijkheden te bespreken.
Als u wil dat uw klanten uw facturen sneller betalen, kan u best het goede voorbeeld geven. Verzend uw facturen meteen nadat u een opdracht heeft afgerond. Die handeling zal uw klanten aansporen om de betaling sneller te voltooien.
Wacht u zelf al een lange tijd om uw facturen te verzenden? Dan kan u niet van uw klanten verwachten dat ze die meteen betalen. U kan bijvoorbeeld minstens één vaste dag per week inplannen om uw facturen op te maken en uit te sturen. U moet zich dan wel consistent aan die planning houden, maar ondervindt er zeker de voordelen van.
Algemene voorwaarden worden vaak gezien als “de kleine lettertjes” die onderaan offertes, facturen en andere bedrijfsdocumenten vermeld worden. Die geven de rechten en plichten weer waaraan beide partijen (de onderneming en de klant) zich moeten houden. Hoewel die wettelijk niet verplicht zijn, kunnen ze lastige situaties ontmijnen.
Als u ervoor kiest om ze op te stellen, bent u wel verplicht de voorwaarden helder aan uw klanten mee te delen. Stelt u geen algemene voorwaarden op? Dan volgt u de normale wetgeving. U hoeft die echter niet te laten ondertekenen. Protesteert de klant er niet tijdig tegen, dan worden die altijd als aanvaard beschouwd. Een handtekening is louter een extra zekerheid.
Door de algemene voorwaarden te verklaren en samen met uw offertes aan uw klanten te bezorgen, weten zij perfect wat u van hen verwacht. Zo kan u onder meer een betaaltermijn instellen. Geef mee wat er gebeurt als uw klanten de betaaltermijn overschrijden. Vraagt u om interesten te betalen of rekent u daarvoor een vast bedrag aan? Zorg dan dat alle informatie correct in de algemene voorwaarden vermeld wordt. Zo kan u eraan refereren bij onbetaalde facturen.
Niets verbiedt u om de algemene voorwaarden van concurrenten over te nemen. We raden u dan wel aan om die grondig na te lezen en aan te passen waar nodig. Die dienen tenslotte als een verzekering en kunnen dus best op maat van uw bedrijf opgesteld worden.
Zorg ervoor dat uw facturen conform uw offertes zijn. Zo kan u onnodige discussies of vragen van klanten vermijden. Door op voorhand een concrete prijs, betalingstermijn en voorwaarden mee te delen, voorkomt u dat ze verrast zijn door uw definitieve factuur.
Discussies en vragen kunnen uw onderneming minder betrouwbaar doen lijken. Ontevreden klanten schrijven namelijk vaker negatieve reviews, wat de reputatie van uw onderneming kan schaden. Let er verder op om redelijke tarieven te vragen. Als u veel meer dan uw concurrenten aanrekent, zal u uw prospecten of klanten niet kunnen overtuigen.
Wil u een vrijblijvend adviesgesprek inplannen?
Tegenwoordig wordt er meer en meer gedigitaliseerd. Dat is evengoed het geval voor facturatie. Door uw facturen digitaal op te maken en uit te sturen, versnelt u het proces. U kan ervoor kiezen om met Word of Excel te werken, maar die platformen kunnen slechts in geringe mate geautomatiseerd worden. Bovendien loopt u zo een hoog risico op (typ)fouten.
Een beter alternatief zou zijn om een facturatieprogramma aan te schaffen. De software is een kwalitatieve manier om uw facturatie snel en efficiënt te automatiseren. Door uw facturen en offertes aan de hand van een template op te maken, wordt uw documentatie consistenter. U kan uw facturatiesoftware daarnaast gebruiken om offertes naar facturen te converteren.
Heeft u hulp nodig bij om geschikte facturatiesoftware uit te zoeken? Bij BREEX Smartworks helpen wij u die te bepalen. Daarnaast staan wij klaar om uw vragen te beantwoorden en eventuele problemen op te lossen. Maak alvast een afspraak voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.
Nog steeds geen betaling ontvangen? Als uw klanten de betaaltermijn van een factuur overschrijden, kan u best een betalingsherinnering versturen. Misschien is er iets misgelopen, waardoor de klant uw factuur niet ontvangen heeft of kwijt is. Daarom kan het voordelig zijn om een kopie van de factuur in kwestie aan de herinnering toe te voegen.
U kan de betalingsherinnering zelf (handmatig) per post of per mail versturen. Maakt u gebruik van facturatiesoftware? Dan kan u die instellen om de herinnering automatisch te versturen na een bepaalde periode. Zo hoeft u zelf niet constant na te gaan welke facturen al dan niet betaald zijn. Het facturatieprogramma voorziet een gestructureerd overzicht waarin u snel de status van uw facturen kan bekijken.
Als de klant daarna nog steeds niet betaald heeft, kan u hem of haar opbellen of een gerechtsdeurwaarder aanspreken. Die laatste service wordt door sommige facturatieprogramma’s ook aangeboden.
Bent u op zoek naar een degelijk facturatieprogramma? Dan is MYBREEX ongetwijfeld de ideale keuze voor u. MYBREEX omvat veelzijdige facturatiesoftware waarmee u zowel offertes als facturen kan opstellen, versturen en opvolgen. U kan er eveneens betalingsherinneringen mee versturen.
Behalve voor facturatiesoftware kan u op BREEX Smartworks rekenen voor kwalitatieve hardware en een uitgebreide service. Zo staan we niet alleen in voor de installatie, maar geven we u gelijktijdig een opleiding waarin we u leren hoe ons totaalpakket te hanteren.
Wil u meer weten over MYBREEX en hoe ons programma in zijn werk gaat? Vraag nu alvast een vrijblijvende demo aan.
Heeft u interesse in facturatiesoftware?
Ondervindt u dat uw facturen niet betaald worden? Stap nu over naar een doeltreffend facturatieprogramma zoals MYBREEX. Zo kan u uw facturen conform, snel en digitaal naar uw klanten doorsturen. Als u uw facturen zelf tijdig uitstuurt, geeft u alvast het goede voorbeeld. Probeer MYBREEX nu uit! Maak een afspraak met de experten van BREEX Smartworks om de mogelijkheden te bespreken.
BREEX is dé referentie voor slimme bedrijfsoplossingen bij ondernemers in de Benelux. Klanten helpen groeien is ons voornaamste doel.
