Van communiceren tot offertes opstellen, versturen en zelfs ondertekenen, tegenwoordig zijn digitale toepassingen erg uitgebreid. Ook voor ondernemingen kan digitalisatie voordelig zijn. Zo kan u met digitale hulpmiddelen sneller en efficiënter werken. Bovendien zijn ze een ecologische manier om uw papierstapel te verminderen.
U kan er onder meer voor kiezen om offertes te digitaliseren. Zo kan u die niet alleen online naar uw prospecten verzenden, maar ook digitaal laten ondertekenen. In dit artikel tonen wij u hoe u offertes digitaal kan opmaken en goedkeuren.
Wil u verdere informatie over digitalisatie, digitale offertes of handtekeningen? Contacteer dan de specialisten van BREEX Smartworks. Wij zitten graag met u samen om al uw vragen te beantwoorden.
Voordat u aan uw prospecten en klanten kan vragen om een offerte digitaal te ondertekenen, moet die eerst opgemaakt worden. Onder de term ‘digitale offerte’ verstaan we twee verschillende soorten offertes. Enerzijds bedoelen we daarmee documenten die met Word of Excel worden opgemaakt of in pdf-formaat verstuurd worden. Anderzijds beschrijven we zo offertes die via aangepaste software zijn opgemaakt. Zulke software kan het proces tegelijkertijd automatiseren, waardoor u heel wat tijd en geld kan besparen.
Facturatiesoftware is een tool waarmee u facturen en offertes kan laten maken, uitsturen en opvolgen. Daarenboven kan u die naar facturen laten omzetten. Het programma werkt op basis van templates waarmee u de merkidentiteit van uw onderneming consistent kan toepassen. Door uw logo, bedrijfsnaam, typografie en andere grafische elementen herhaaldelijk te tonen, zal uw onderneming bekender worden en betrouwbaarder ogen.
Papieren offertes blijven vaak lang op een bureau liggen voordat ze ondertekend of vergeten worden. Digitaal factureren, is een veel vlotter proces. Zo kan aan u de hand van software automatisch een herinnering laten uitsturen, gaan uw offertes niet meer verloren en kan u die sneller digitaal laten ondertekenen.
Een digitale handtekening, ook wel elektronische handtekening genoemd, is het digitale equivalent van een manuele handtekening. Om bindend te zijn, moet die handtekening aan de EU-normen uit de eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) voldoen. Elektronische handtekeningen worden in drie types opgedeeld: de standaard-, de geavanceerde en de gekwalificeerde handtekening.
Sommige documenten zijn waardevoller dan andere. Die vereisen dan ook een betere beveiliging. Daarvoor bestaan er verschillende types handtekeningen. Met behulp van offerte- en facturatiesoftware bepaalt u zelf welke soort u inzet.
Onder dit type elektronische handtekeningen vallen alle handtekeningen die op online documenten (waaronder offertes) met een muis of muispen gezet worden. Dat kan ook zonder de identiteit van de ondertekenaar te kennen. Uw akkoord geven, kan door een vinkje op het document aan te duiden om de e-handtekening wettelijk bindend te maken.
Bij dit type e-handtekening moet de identiteit van de ondertekenaar wel af te leiden zijn. U kan dat doen door uw bankrekening– of telefoonnummer aan offertesoftware te koppelen. U dient het prospect dan ook te vragen om zijn of haar identiteit te bevestigen. De handtekening is dan veiliger dan de standaardhandtekening en kan achteraf niet meer aangepast worden.
Aangezien dit type digitale handtekening een heel aantal technologische verplichtingen meebrengt, is die soort de veiligste, maar ook duurste. Daarom wordt die bijna alleen gebruikt voor offertes met uitzonderlijk hoge bedragen of documenten met een aanzienlijke juridische waarde. De ondertekenaar moet zich daarbij op voorhand identificeren met behulp van een TSP (Trusted Service Provider).
Hoewel elk van bovenstaande e-handtekeningen bindend is, verschillen ze in juridische waarde. Heeft u hulp nodig om de beste digitale handtekening voor uw onderneming te selecteren? Geef ons dan gerust een seintje.
Een vrijblijvend adviesgesprek inplannen?
Als u ervoor kiest om uw offertes digitaal te laten ondertekenen, zal u snel ondervinden welke meerwaarde dat voor uw onderneming heeft. We hebben voor u de voornaamste voordelen op een rij gezet:
Bij een manuele handtekening moet u het nodige document per post ontvangen of zelf afdrukken. Daarna moet u het ondertekenen om het ten slotte weer in te scannen en/of door te sturen. Dat hele proces neemt heel wat tijd en moeite in beslag, waardoor de offertes gemakkelijker blijven liggen. Door facturen online te laten ondertekenen, zullen prospecten en klanten veel sneller hun akkoord geven. Als ondertekenaar kan u zelfs uw documenten vanop uw computer bijvoegen, wat een veel gebruiksvriendelijkere en efficiëntere methode is.
Vroeger kon u enkel documenten manueel ondertekenen. Nu laten wereldwijd meer en meer landen, waaronder België, toe om documenten op een legale manier digitaal te ondertekenen. Bovendien werkt de EU met een overkoepelende wetgeving, waardoor u internationaal offertes kan (laten) ondertekenen zonder daarvoor de lokale wetgeving te hoeven kennen.
De drie verschillende types digitale handtekeningen zijn beter beveiligd. Hoe waardevoller de informatie in het te ondertekenen document, hoe belangrijker de beveiliging is. Kies voor de adequaatste e-handtekening op basis van dat criterium. Met offerte(- en facturatie)software creëert u extra beveiliging. Dankzij regelmatige updates en back-ups vermindert u het risico om gegevens te verliezen.
Door uw offertes te digitaliseren, krijgt u een beter inzicht in welke al ondertekend zijn en voor welke u best nog een herinnering kan uitsturen. Afhankelijk van de software die u gebruikt, kan u na bepaalde tijd automatisch een herinnering laten uitsturen.
Een elektronische handtekening verliest nooit haar integriteit. Eens het document ondertekend is, kan het niet meer veranderd worden. Dat geldt voor beide partijen: de onderneming en de ondertekenaar.
Zoals hierboven vermeld, vragen bepaalde soorten e-handtekeningen een vorm van identificatie om waardevolle documenten beter te beveiligen.
Digitale offertes uitsturen en laten ondertekenen, betekent dat u minder papier hoeft te verbruiken. Het is dus een milieuvriendelijke oplossing. Daarnaast vervaagt de inkt van een manuele handtekening na verloop van tijd. Haar digitale variant ondervindt dat probleem niet.
Bent u op zoek naar software waarmee u uw offertes digitaal kan laten opmaken, uitsturen, opvolgen en ondertekenen? Kies dan voor MYBREEX. Onze kwalitatieve offerte- en facturatiesoftware kan u helpen uw bedrijfsprocessen te verbeteren. Geniet van de voordelen van ons programma en overtuig uw prospecten met gepersonaliseerde digitale offertes. MYBREEX is bovendien een schaalbaar programma. Ons doel is om uw onderneming te helpen groeien. Daarom voorzien wij een oplossing die met uw bedrijf kan mee-evolueren.
Bij BREEX Smartworks staan wij klaar om u te ondersteunen waar nodig. Zo verstrekken wij u gericht advies, installeren we de software en leiden we u op. Bij vragen of problemen verlenen we gepaste hulp.
Heeft u interesse in onze offerte- en facturatiesoftware?
Wil u zelf de stap naar digitale offertes zetten? Kies dan zeker voor offertesoftware waarmee u uw bedrijfsproces kan digitaliseren én automatiseren. Zo werkt u sneller en efficiënter. Overtuig uw (potentiële) klanten met heldere offertes en laat hen die digitaal ondertekenen.
De veelzijdige software van MYBREEX maakt daarbij het verschil door offertes en facturatie te combineren. Offertes naar facturen omzetten en digitaal laten ondertekenen, wordt zowaar kinderspel.
Als u verder nog vragen heeft, kan u ons steeds vrijblijvend contacteren. Wij beantwoorden die zo snel mogelijk.
BREEX is dé referentie voor slimme bedrijfsoplossingen bij ondernemers in de Benelux. Klanten helpen groeien is ons voornaamste doel.
